これはあくまで原則で、特にグレーゾーンの方は自分から意思を表明することが少なく、周りが困ることから始まる事例が多いことが予測されます。まずは本人としっかり対話を行い、本人の困りごとから出発してみることでしょう。おそらく本人の困りごとと周りの困りごとのズレは大きいものと思われますが、そこは率直に対話を続け、深い話ができるようになれば、以前からそのような傾向がなかったかどうかの確認ができ、変えられるものと変えられないものの区別がついてくると思います。

その上で、本人の同意を得て、まずは職責者からの理解を経た上で、全体で共有できるものとできれば良いでしょう。

と、言葉で言うのは簡単ですが、実行には時間と苦労が伴います。